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De nos jours, s’il est simple de créer des documents électroniques, les gérer est une tout autre affaire, particulièrement lorsque plusieurs personnes partagent le même réseau ou collaborent à un projet commun. Sans le développement d’une stratégie de nommage des fichiers, chacun procède à sa manière dans le classement et l’attribution des titres de dossiers/fichiers, réduisant indubitablement l’efficacité dans le repérage, l’utilisation et le tri des ressources.
Avant de développer votre stratégie, il est important de connaître les documents que vous allez traiter ainsi que vos besoins de recherches. Ces éléments influenceront votre démarche et favoriseront le regroupement de vos dossiers/fichiers.

Ensuite, il s’agit d’établir des règles offrant des dénominations qui soient les plus représentatives ou mnémoniques possibles tout en étant succinctes. Le nom d’un dossier/fichier est beaucoup plus qu’un simple titre ; c’est aussi un identifiant permettant d’accéder à une ressource dont l’identité est unique et que l’on utilise soit dans l’espace de travail ou pour le Web.
Règle générale, nul besoin d’ouvrir les dossiers/fichiers lorsque les noms sont significatifs.

Une bonne stratégie vous aidera à uniformiser et limiter la longueur de vos titres tout en créant une certaine prévisibilité dans la syntaxe des noms. Elle vous permettra de repérer plus facilement les documents que vous rechercher et dans certains cas, d’éviter les problèmes de transfert de fichiers. L’élaboration d’une telle stratégie peut sembler complexe à première vue, mais il y a de bonnes pratiques éprouvées et des normes pour nous guider et nous faciliter la tâche.

Voici quelques conseils utiles qui pourront servir de base à votre stratégie de nommage :

1 - Éviter d’utiliser les éléments suivants :
- les signes diacritiques : les accents (é, è, ê), le tréma (ë), et le cédille (ç). La plupart des ordinateurs et des systèmes d’exploitation supportent la norme internationale ASCII qui reconnait seulement 95 caractères affichables.
- les espaces, les virgules et les parenthèses.
- les points (sauf celui qui précède l’extension, ex : .doc)
- les caractères spéciaux ( " # / \ ^ | [ ] < > % * )
- les caractères spéciaux réservés ( ; / ? : @ = & )
- les noms de périphériques réservés par Windows (CON, PRN, AUX, NUL, COM1, COM2, COM3, COM4, COM5, COM6, COM7, COM8, COM9, LPT1, LPT2, LPT3, LPT4, LPT5, LPT6, LPT7, LPT8 et LPT9)

2 - Faire attention à :
- la casse (majuscule/minuscule) qui peut poser. Ces derniers ne reconnaissent pas un titre si la casse n’est pas rigoureusement respectée.
Par exemple : le nom PV_20050205.doc n’est pas équivalent à pv_20050205.doc dans un système d’exploitation utilisant Unix (Linux et Mac OS X par exemple).

3 - Quelques recommandations pour la création des titres :
- évitez les mots vides (le, la, les, un, une, des, ma, mon, mes, et, ou, etc.). Ils ne donneront pas plus de sens au titre et occupent de l’espace inutilement ;
- un tiret (-) ou un souligné (_) pour séparer chacune des composantes du nom ;
- les majuscules peuvent aussi jouer le rôle de séparateur d’éléments (ex : Calendrier Estival 2009.doc) ou donner un sens particulier à un concept (Est-ce un acronyme, un nom propre ou un objet ? Ex : Racine = nom propre ou nom commun) ;
- une date conforme à la norme ISO8601, représentée sous la forme aaaammjj ou aaaa-mm-jj (ex : 20090118 ou 2009-01-18). Cette représentation élimine certaines ambiguïtés avec les dates (ex : 02-04-02 = 2002-04-02 ou 2002-02-04 -2 avril ou 4 février ?) et facilite le tri des dossiers/fichiers ;
- des abréviations pour alléger la longueur des titres (ex : procès-verbal, on écrira « pv », pour un projet, « proj », « let » pour lettre, « com » pour communiqué, etc.) ;
- des abréviations pour les versions dans des langues différentes selon la norme ISO639-2 (ex : ra-2009-eng ou ra-2009-fre)

Voici quelques exemples pour composer un nom de fichier :
- pvcm_2010_02_28.doc, pour procès verbal du conseil municipal du 28 février 2010